GTD “Getting Things Done” Explicación breve

 

Metodologías ágiles

GTD casi una obsesión. “Getting Things Done” metodología de organización y eficacia en el trabajo por David Allen.
Quería escribir sobre este tema pero antes experimentarlo bien en mi mismo, para hablar con algo más de propiedad.

Si eres el típico que se olvida de cosas que tiene que hacer porque no tienen prioridad alguna o porque tienes infinidad de cosas más urgentes,y que has probado maneras de organizarte pero han fracasado, o que la forma de organizarte que tienes aun no te convence, o supone mucho esfuerzo. Esto es para ti GTD.

Son cuatro maravillosos pasos:

– Recopilar
– Procesar
– Organizar
– Revisar

Recopilar
Este es el primer paso que tenemos que hacer, y es un paso muy natural, capturar tareas, recordatorios, ideas que nos surgen, cosas que hacer en general.
Todo esto va la carpeta “Inbox”, ( ya sea una carpeta física o un herramienta para el nuestro pc, mac o linux).
Se recomienda en este paso, que cuando surja una de estas cosas la apuntes y la metas directamente en la carpeta inbox, es importante solo hace este acto, no hagas nada más con la tarea, ni le pongas prioridad, ni nada, tan solo captúrala.
Esta paso a veces es online, en mi caso casi siempre, me llega un mail con algo para hacer.

Procesar
Esta parte trata de vaciar el “inbox”.
Ya hemos tenemos varias tareas en el “inbox” tenemos que hacernos esta pregunta, ¿REQUIERE ACCIÓN?, la delegas o la asignas a una carpeta, yo tengo carpetas estilo ( cosas de casa, Proyecto mi Web, empresa), si no requiere acción la archivas o la eliminas.

En esta parte hay algo que para mi ha sido muy útil, la regla de los 2 minutos, y la aplico de una forma estricta. Se trata de si hay algo que puedas hacerlo en menos de 2 minutos, quítatelo de en medio en ese mismo momento. hay que tener cuidado con los 2 minutos, hay tareas que parecen rápidas y luego son 20 minutos, tener cuidado con eso.

Organizar
Este paso yo lo entiendo como poner prioridades.
hay cuatro carpetas: Próximo, Proyecto, En espera; algún día.

Próximo: En mi caso es lo que tengo que hacer hoy o mañana, con la máxima prioridad.
Proyecto: Son cosas que tenemos que hacer dentro de un proyecto que tenemos que ir haciendo en el proyecto. Ejemplo irme de vacaciones.
En espera: Son tareas que alguien me tiene que contestar, para yo poder seguir con la tarea, para mi esta es importante, no vale con enviar un mail y olvidarte, a veces a la gente tienes que recordarles, jejeje.
Algún día: Yo en esta carpeta meto lo que algún día me gustaría hacer, ( hacer un podcast), me gustaría pero ahora mismo no tiene una prioridad relevante.

Revisar
Este paso es importante, ya que si recopilado todas las tareas, las he procesado y organizado, pero nunca lo revisas, ahí quedan, y esto a mi me a pasado, uso una aplicación llamada things, y estuve una semana sin abrirla, ya por miedo de todo lo que había allí metido, jajaja
debemos revisarlo diariamente o con flujo adecuado a nuestras cantidad de tareas, yo normalmente dos veces al día

herramientas

Esto no es otro paso, solo hay cuatro, no os asusteis.

Pero me gustaria comentar algunas herramientas para llevar con más fácilidad este asunto, aunque en el libro de David allen no se habla de aplicaciones, más bien habla de organizarse en papel con carpetas fisicas, en el mayor de los casos estamos  pegados al ordenador, y muchas de las tareas ya me vienen en formato digital.

Yo utilizo una herramienta que se llama things, solo está para mac, para pc hay una herramienta que se llama Evernote, aunque no es estrictamente GTD pero es muy buena.

Para mac Tambien Utilizo MailPlane, configuro mi cuenta/s gmail y puedo capturar mails como tareas directamente a la herramienta things.